Електронне виставлення рахунків покращує адміністративні та економічні процеси бізнесу. Цей новий метод виставлення рахунків, який передбачає надсилання та отримання рахунків в електронному, а не паперовому форматі, пропонує багато переваг з точки зору ефективності та економії коштів.
Багато людей сьогодні задаються питанню, що означає поняття “E-Invoicing”. Кому він підходить і які існують переваги для бізнесу? Давайте розглянемо цю тему разом з командою експертів PaySaxas.
Огляд поняття електронного виставлення рахунків
E-Invoicing – це тип виставлення рахунків, у якому рахунок-фактура надається клієнту в електронному вигляді за допомогою стандартизованого структурованого формату обміну даними. Фінансові операції можна спростити та автоматизувати за допомогою електронного документообігу між покупцем і продавцем.
Визначення та ключові функції електронного інвойсингу
Поняття “електронне виставлення рахунків” стосується практики обміну рахунками за допомогою електронних засобів. Порівняно з традиційними паперовими інвойсами, цей метод економить час і гроші.
Електронні рахунки мають багато переваг.
- Використовуючи електронні рахунки-фактури, бізнес може заощадити гроші на пересилку, друк та зберігання паперових рахунків-фактур.
- Ефективне електронне виставлення рахунків може заощадити час команди бухгалтерії.
- E-invoicing прискорює час отримання оплати від клієнта. Це може вплинути на збільшення грошового потоку компанії.
- Компанії, які використовують електронне виставлення рахунків, можуть знизити рівень шахрайства та помилок у роботі.
Типи систем електронного виставлення рахунків
Існує три типи систем електронного виставлення рахунків:
- Стандартна система електронних рахунків: Це найпоширеніший тип електронного інвойсу. Це цифровий документ, який містить всю інформацію, необхідну для стандартного інвойсу, таку як номер інвойсу, дата, назва постачальника, назва клієнта, надані товари чи послуги та сума до сплати.
- Розширена система електронних рахунків: Це більш складний тип електронного інвойсу, який включає додаткову інформацію, таку як номер банківського рахунку постачальника та податковий ідентифікаційний номер клієнта.
- Сертифікована система електронних рахунків: Це найбезпечніший тип електронного інвойсу. Він має цифровий підпис як постачальника, так і покупця, і він зашифрований для захисту його вмісту.
Перехід від традиційного виставлення рахунків до електронного інвойсу
Багато компаній по сьогодні використовують застарілі процедури виставлення рахунків, які є неефективними та дорогими. Традиційні системи виставлення рахунків не підходять для сучасних гнучких і багаторівневих тарифних планів. Ця неефективність поширюється і на інші сфери. Для традиційних систем складно розрахувати багаторівневі знижки для корпоративних клієнтів.
Так з часом з’явилося рішення – електронний формат виставлення рахунків. Перехід на сучасну, вдосконалену та багатофункціональну систему виставлення рахунків зменшує витрати, покращує відносини з клієнтами та перетворює примітивну рутинну систему на потужний інструмент маркетингових комунікацій.
Дотримання вимог щодо електронного виставлення рахунків
Електронний інвойс – це документ суворої звітності. Інформація, що міститься в ньому, використовується для визначення суми митних зборів і розрахунку ПДВ, які компанія повинна сплатити. Тому при підготовці такого документа дуже важливо врахувати всі необхідні комплаєнс-вимоги.
Завдяки сучасним технологіям у таких випадках ви можете використати систему електронних інвойсів, яка може заощадити ваш час, зусилля та кошти. Такий електронний документ повинен містити наступні дані:
- дата виставлення рахунку;
- повна назва та адреса компанії, що виставляє інвойс;
- назва та повна адреса компанії-одержувача;
- опис товарів або послуг;
- період, протягом якого інвойс вважається дійсним;
- сума та валюта для оплати товарів чи послуг.
За бажанням компанії можуть додавати інші важливі дані.
Зародження та еволюція електронного виставлення рахунків
Створення та виставлення рахунків-фактур є невід’ємною частиною сучасної бізнес моделі. Електронні інвойси вже майже повністю замінили паперові варіанти. Що стосується перших кроків цього тренду, то e-invoicing бере свій початок у далеких 1960-х роках, коли з’явився електронний обмін даними (EDI). У Європі електронний рахунок-фактура поступово впроваджувався в законодавчу базу в 2001 році.
Директива 2001/115/ЄС стала початковою точкою до модернізації законодавства, спрямованих на вдосконалення зобов’язань зі сплати ПДВ та електронних форматів. У 2010 році платформи електронного виставлення рахунків почали ставати більш зручними для користувачів та інтегруватися з іншим фінансовим програмним забезпеченням, пропонуючи більш автоматизовані та раціональні рішення для бізнесу будь-якого розміру.
Продавець може створити інвойс, який містить перелік товарів і послуг та їх вартість. Потім він може надіслати клієнту посилання на веб-сторінку з документом через месенджер, електронну пошту, SMS або будь-який інший канал зв’язку. Покупцеві залишається лише обрати найзручніший для нього спосіб оплати. Весь процес відбувається онлайн, без використання будь-яких паперових документів.
Електронне виставлення рахунків стане у пригоді продавцям, які не мають власних веб-сайтів. Їх основними каналами продажів є соціальні мережі, такі як Facebook, Instagram, Viber, Telegram тощо. Крім того, електронне виставлення рахунків у Великобританії актуальне для фрілансерів, репетиторів, тренерів, працівників індустрії краси, майстрів з виготовлення виробів ручної роботи та інших видів бізнесу.
Переваги e-invoicing для бізнесу
Такий формат є чудовим рішенням для електронного виставлення рахунків для бізнесу. Це пов’язано з багатьма факторами. Нижче ви можете ознайомитися з кількома перевагами електронного інвойсу:
- Підвищення ефективності. Електронний інвойсинг може автоматизувати багато завдань, пов’язаних з виставленням рахунків, таких як створення та надсилання рахунків, відстеження платежів та створення звітів. Це може заощадити значну кількість часу та грошей для бізнесу.
- Зменшення ризику виникнення помилок. Електронне виставлення рахунків може допомогти бізнесу уникнути помилок у створенні рахунку, таких як неправильні суми або дати оплати. Це може допомогти бізнесу покращити грошові потоки та уникнути прострочення платежів.
- Поліпшення обслуговування клієнтів. Цей інструмент може допомогти компаніям покращити обслуговування клієнтів, спростивши для них перегляд та оплату рахунків онлайн.
- Підвищена безпека. Електронне виставлення рахунків може допомогти бізнесу захистити свою фінансову інформацію, шифруючи рахунки та використовуючи безпечні платіжні шлюзи. Коли компанії використовують цю технологію, рахунки доставляються безпосередньо від відправника до одержувача.
Забезпечення безпеки та конфіденційності даних в електронному виставленні рахунків
Безпека та конфіденційність є важливими складовими роботи в Інтернет просторі. Для кожного користувача вкрай важливо, щоб його діяльність у віртуальному світі жодним чином не зазнавала атак або крадіжки даних. Загалом, те ж саме стосується і електронних інвойсів.
Ці документи містять детальну та актуальну інформацію про відправника та отримувача. Бувають випадки, коли одна зі сторін не бажає розкривати деталі транзакції. Тому важливо забезпечити та гарантувати безпеку даних в електронних інвойсах.
Прогнозування майбутніх тенденцій у сфері електронного виставлення рахунків
Система електронних рахунків не стоїть на місці, а активно розвивається. Підприємства вживають всіх необхідних заходів для підвищення якості своєї роботи, а також для полегшення окремих процесів. Такий процес можна спостерігати у виставленні рахунків-фактур. Давайте разом з командою PaySaxas розглянемо майбутні тенденції.
Роль комплаєнсу та прозорості
Світові компанії продовжуватимуть створювати та розвивати свої варіанти програмного забезпечення для електронного виставлення рахунків. При цьому важливо не забувати про загальні правила і норми, а також дотримуватися вимог, щоб відповідати очікуванням споживачів. Оптимізація процесу для компаній призведе до популярності продукту, а отже, покращить ефективність роботи як компанії-продавця, так і клієнтів.
Електронне виставлення рахунків як джерело даних для прийняття рішень
За допомогою такого інструменту ви можете заохотити свого клієнта швидше прийняти рішення і придбати товар або послугу. Програмні забезпечення для електронного виставлення рахунків, наприклад, у Великій Британії, допомагають швидко генерувати рахунки та надсилати їх клієнтам. Таким чином, ви не гаєте час і не даєте клієнту можливість змінити свою думку. Він переглядає всі необхідні дані і, таким чином, завжди майже одразу сплачує рахунок.
Перехід до електронного виставлення рахунків за допомогою мобільних приладів
Мобільні пристрої сьогодні знаходятся майже завжди під рукою. Тому більшість провайдерів намагаються адаптувати свої додатки та сервіси під мобільні гаджети. Електронне виставлення рахунків у цьому випадку не є винятком. Мобільні програми полегшують життя клієнтам. При створенні таких додатків розробники використали всі переваги електронного виставлення рахунків. Вони полягають у наступному:
- Простота та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс програми спрямовані на швидке та ефективне виставлення рахунків;
- Ваші дані надійно зберігаються в cloud та доступні з будь-якої точки світу;
- Програми розроблені таким чином, щоб забезпечити найкраще і найефективніше використання;
- Елементи в додатку були розташовані на основі природної поведінки клієнтів на сайті, щоб кожен міг знайти необхідні функції.
Перелічені аспекти свідчать про те, що електронне виставлення рахунків сьогодні зручніше і простіше, ніж будь-коли. Особливо це стосується мобільних пристроїв.
Практичні поради щодо впровадження електронного рахунка-фактури
Перехід від однієї практики до іншої завжди складний. Але з часом користувачі усвідомлюють переваги нових технологій. Те саме стосується і електронного інвойсу. Спочатку може здатися, що розібратися в цьому інструменті нереально. Але ось кілька корисних порад, які допоможуть вам розпочати користування.
Як почати працювати з електронним інвойсом
Вирішіть, що ви хочете отримати від роботи з програмним забезпеченням. Маючи ці вимоги, ви можете розпочати пошук постачальника послуг електронного інвойсу, який надасть вам таку послугу та інструмент. Після того, як ви визначилися з компанією, розпочніть процес інтеграції ваших даних у нову систему. Налаштуйте програмне забезпечення відповідно до ваших потреб. Таким чином, ви зможете довести весь процес до автоматизму.
Обирайте правильне рішення для електронного виставлення рахунків для вашого бізнесу
Сьогодні багато провайдерів по всьому світу, в тому числі британські компанії, що займаються електронним виставленням рахунків, пропонують подібну послугу для підприємців. Тут немає нічого дивного. Переваги електронного виставлення рахунків говорять самі за себе. Але на що варто звернути увагу при виборі провайдера?
Ви можете розглянути програмне забезпечення, яке пропонують компанії. Воно має бути зручним і простим у використанні. Перевірте, які заходи безпеки застосовує компанія та чи є можливість підключити двофакторну верифікацію. Це допоможе захистити вас від атак шахраїв.
Але головне, оцініть вартість послуги. Електронне виставлення рахунків може допомогти покращити ваш бізнес. Тому іноді краще заплатити більше та отримати якісну послугу, ніж заощадити.
Практичні приклади: Успішне впровадження електронного виставлення рахунків
Багато підприємців слідкують та впроваджують успішні приклади інновацій. Це практичний доказ того, що передові технології працюють та приносять користь. Зміни – це те, що потрібно сучасному суспільству. Електронне виставлення рахунків є тому підтвердженням. Давайте розглянемо декілька прикладів разом з експертами PaySaxas.
Morgan Sindall
Це чудовий приклад використання програмного забезпечення для виставлення електронного рахунку. Morgan Sindall — відома компанія, яка виконує проекти будівництва та реконструкції у Великобританії.
Вони вже десятиліттями використовують програмне забезпечення для електронних рахунків-фактур, що покращило їх відносини з постачальниками та клієнтами по всьому ланцюгу поставок. Тепер вони можуть миттєво обмінюватися цими бухгалтерськими файлами та не чекати на отримання паперових рахунків-фактур.
ArcelorMittal
Це відома металургійна та гірничодобувна компанія, яка вирішила відмовитися від паперового виставлення рахунків на користь електронного інвойсу. Компанія представлена в 60 країнах і працює в більш ніж 18 галузях промисловості. За їх прогнозами, вони надсилають близько 2 мільйонів інвойсів щороку.
У результаті компанії знадобилося недороге рішення, яке відповідає всім процесам бізнесу у багатьох країнах. Оскільки ArcelorMittal перевів своїх клієнтів на електронне виставлення рахунків, системі потрібно було обробляти значний обсяг рахунків і передавати їх у різноманітних форматах. Завдяки цій сучасній технології робочий процес покращився, а продуктивність ArcelorMittal підвищилась.
Підводимо підсумки: Оптимізація бізнес-операцій за допомогою e-invoicing
Підсумовуючи, варто зазначити, що наші експерти змогли відповісти на питання, що означає електронне виставлення рахунку-фактури. Простими словами, це практика обміну рахунками за допомогою електронних засобів. Основними перевагами електронного інвойсу є підвищення ефективності, зменшення ризику виникнення помилок, покращення обслуговування клієнтів тощо.
За допомогою електронних рахунків-фактур можна збирати, структурувати та організовувати дані, надаючи важливу інформацію для управління діяльністю. Аналіз сукупних даних рахунків-фактур організації може допомогти виявити потенційні ризики та неефективність.
Цей інструмент допоможе не тільки покращити життя, робочі процеси та заощадити час для бізнесу, але й розвивати фінансовий ринок в цілому. Інновації тільки на руку сучасному прогресу. Давайте стежити далі за тим, що буде відбувається у сфері фінансів разом з командою PaySaxas.
